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研究实践高校后勤信息化平台建设路径研究及建议

  

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摘要:近年来全国高校大力开展后勤信息化平台建设,各种模式、路径、产品纷纷涌现。由于缺乏统一标准和建设经验,高校后勤信息化平台建设还在摸索中前行,本文结合对首都高校后勤信息化建设的调研结果和本校的信息化平台建设实践,提出了相关建设标准、原则和路径的建议,就信息化平台实施的步骤与方法作初步探究,为其他高校提供参考。

 

关键词:高校后勤;信息化平台;建设标准; 建设路径

 

近十几年来信息技术和网络技术发展逐渐成熟,使高校后勤信息化成为可能。全国各高校积极开展后勤信息化平台建设,采用先进的计算机、通信、互联网等信息化技术和产品,将后勤服务实体的管理和业务纳入到统一的信息平台上,实现人事、资产、财务、采购、餐饮、公寓、物业等方面的管理,以此不断提高管理、服务、决策的效率和水平。

由于后勤信息化平台建设是一个复杂的系统工程和创新工程,目前各高校在建设过程中亦遇到了诸多棘手问题,本文结合对首都高校后勤信息化平台建设调研结果和本校后勤信息化平台建设实践,提出关于建设标准和建设路径的建议,为其他高校提供参考。

一、后勤信息化平台建设现状

高校后勤信息化平台建设工程庞大、复杂,需投入大规模的人力、物力、财力来确保整个工程的合理、有序、高效运行。在高校后勤信息化实践探索中并无标准模式可循,由于各个高校的规模、实力、发展水平不同,加上地区差异,使得我国高校后勤信息化建设的发展程度参差不齐。部分高校的后勤信息化建设还停滞在比较传统、原始的管理和服务状态,这种情况多出现于学生数量较少、资金保障不足的高校中;而少数高校的后勤服务管理,已走在信息化的最前沿,将后勤管理和业务集成到统一平台上,实现高效的管理和优质的服务;而大部分高校仅停留在局部信息化的层面上,开发或引进如资产管理、公寓管理、采购管理等热门管理软件,满足其最迫切的管理需求。公寓管理在信息化建设相对起步较快,较多学校应用了公寓管理系统,实现了学生公寓的床位、人员、公寓设备、服务等的动态管理。不同高校后勤需求不同,因而进行信息化建设的切入点也不同,如北京化工大学优先引进餐饮管理系统,中国地质大学则自主开发了公寓管理系统。

目前,部分高校对信息化平台的内涵认识不足,大部分高校进行的信息化平台建设其实是自身管理的信息化过程,只开发主页和引进一些人事、财务、资产管理系统。调研显示,63%的学校建立了专门的后勤网站,40%的学校部分地使用了后勤管理软件,8%左右的学校全面使用了后勤信息化管理软件。这些实践虽然可以尽快提升后勤整体管理水平,但是有时难以得到学校的大力支持。后勤的宗旨是保障服务,进行信息化平台建设亦应从“服务”二字切入。很多学校在服务信息化上的建设力度较差,仅限于网上报修、在线意见反馈等,而其他服务仍采用电话预定或书面订单方式,在网络服务发达的现今,这种传统服务模式显然是落后于社会脚步并且不能充分满足师生需求的。目前仅少数高校开展服务信息化的实践,清华大学自主开发的“我们的家园-学生社区”系统,集成了后勤服务的各个层次和方面,受到了师生的好评。西北工业大学从2011年开始规划建设后勤集团综合信息化服务平台,为师生提供规范、便捷、全面的“一站式”解决方案的综合信息服务系统。

目前高校后勤信息化市场很大,但只有少数几家专业公司致力于开发全面覆盖高校后勤管理的软件,高校后勤可选择余地甚小。另外市场上的相关系统软件,较为分散,鱼龙混杂,尽管学校有较大的需求,但难以选择和把握,并且专业公司也常常存在着不熟悉高校后勤的实际工作,其开发出的技术在实际应用中往往需要反复多次调整和修改,因而也影响和制约着后勤信息化的实施。

二、后勤信息化平台建设标准

后勤信息化不单纯是工具和手段的升级,更重要的是后勤整体组织机构、管理水平、运行机制、竞争能力、人才队伍、服务流程优化和规范化、标准化管理等多方面的提升。因此信息化平台建设标准至少应包含以下内容:

1.形成发展的管理理念。信息技术不是一种孤立的技术,在实现高校后勤信息化的过程中,需要管理理念和制度的支持,要与后勤实体的产权制度改革、组织机构的调整、业务流程的优化相配套。因此,对于高校后勤信息化要保持发展的观点、动态的观点,应随着技术的发展和管理理念的更新以及后勤工作的改革而完善。

2.形成稳定的制度保障。在信息化建设中,统一的业务管理规范、明确的政策规定和完善的监督管理条例是高校后勤信息化建设的重要前提,也是实现精细化、规范化和科学化管理的重要保证。

3.形成高素质人才队伍。人力资源的水平将直接影响到高校后勤信息化建设的步伐,专业人才和技术人才储备是高校后勤信息化建设的重要保障。要做好信息化建设,必须有一批能很好利用高校信息化系统的高素质人才队伍。必须选拔一批有信息化意识、爱岗敬业、懂技术的管理型人才、知识型人才和专业型人才充实到后勤队伍中来。

4.配备实用的技术设备。信息化建设的物质基础是大量的信息技术产品的投入,高校后勤信息化需要一定的硬件资源和各类软件平台的支持,对软件要求较高,涉及范围较广,包含网上办公系统、公寓管理系统、人力资源系统、财务管理系统、水电管理系统、采购管理系统等,自行开发和引进使用的技术设备产品是否符合工作需求是后勤信息化建设考核的重要指标。

5.实现统一的实施标准。建成的信息化平台要实现互联互通,避免形成“信息孤岛”,因此在建设过程中要实施统一标准。包括①整合的基础设施:需要基础设施的软硬件平台建设符合统一选型规范和采购标准;②整合的数据环境:需要业务数据的组织和管理符合统一的数据标准、交换标准和管理规范;③整合的用户:需要用户的电子身份和系统访问符合统一的编码标准、认证标准和操作规范;④整合的应用:需要应用系统的技术架构、访问模式和应用间调用符合统一的技术规范、界面规范和接口调用标准;⑤整合的权限:需要业务控制符合统一的权限模型、权限管理规范和访问控制规范;⑥整合的流程:需要业务流程符合统一的业务模型、服务架构规范和流程接口规范。

6.实现高效的工作效率。后勤办公信息化管理改变了以往手工操作、人工传递的后勤管理方式。在以现代化、网络化手段管理和传输信息,处理事务,实行无纸化办公的信息化办公方式中,极大地提高了工作效率和工作质量。

7.实现畅通的资源共享。后勤信息化平台就是要将分散的、孤立的信息汇总处理形成信息管理链,处理分析统计各个实体职能部门的管理数据,沟通师生需求和实体提供的服务,以降低整体运行成本,使资源得到重组,创造效益最大化,使后勤管理服务成为统一体。

三、后勤信息化平台建设原则

后勤信息化平台建设的总体策略是管理升级、技术支持;总体规划、分步实施;统一标准、互联互通。在具体建设中,要考虑以下原则。

第一,先进性原则。系统开发一方面要符合后勤管理业务的实际需要和要求,另一方面不能简单的照搬手工作业,将手工作业程序计算机化而已,而是需要根据计算机信息管理的特色,结合后勤管理作业要求,引进先进的管理思想,对后勤管理作业的程序进行一定的优化,同时对后勤管理作业中的数据流进行整理,从而避免现在手工作业中,数据从多个来源采集而造成的数据冗余、失真,从而提升后勤管理的水平,同时避免了虚假信息的产生。

第二,经济性原则。一般来讲,根据信息化平台规模大小和功能高低,开发或购买投入一般为数万元至数十万元,一般来说综合类平台的使用花费相对较高。在保障提高效益,缩减花费的基础上,各高校后勤单位均应根据自己本单位的实际情况选择自己的信息管理系统平台来源形式和类别。经济原则在很大程度上决定了后勤管理部门只能在重要领域中选择关键因素进行信息化建设与改造,而不是对所有环节都开展信息化应用,对一些确认无误的程序性和技术性事项可以从略,对一些无实际效用的模块与子项目要忽略甚至删减。

第三,实用性原则。使用信息化平台的目的为优化本单位业务工作和提供服务质量。选择平台时应立足于本单位的实际需要,不要盲目选择华而不实的产品,而且应提前和平台开发者进行充分沟通,以期达到产品功能应用的最大化。

第四,渐进性原则。后勤信息化建设首先必须要进行长远的整体规划,同时应该结合高校后勤的实际情况进行准确定位,并分阶段地逐步推进。高校后勤的管理部门的进步、发展和提高是具有持续性的,这就要求开展信息化建设过程中要循序渐进。此外,在最初开发或购买信息管理系统平台时就应选择开放式的、方便扩展的平台,能够进行适时性的功能更新。

第五,安全性原则。信息化平台是后勤管理处及后勤实体的核心工作系统,安全性是整个后勤作业系统安全、有效、高效运行的重要保证。系统开发过程中要尽量选用成熟的技术并且以成熟的管理思想为指导进行开发工作,在保证应用系统物理安全和网络安全的基础上,充分保证数据存储安全、数据传输安全、数据库安全、应用系统安全等,同时通过安全制度建设和安全教育培训保证安全体系的有效实施。

四、中国石油大学(北京)后勤信息化平台建设规划

后勤信息化平台建设可以分部门,按步骤实施,有如下几种思路可参考。①在后勤系统中选择条件最成熟、最急需、见效最快的部门先行实施,如公寓中心、餐饮中心等。很多高校后勤搞信息化工程时都是从实施某个单项管理信息化项目做起的;②按照“先服务、后管理”两步走的战略,首先实现对外服务的信息化建设,再完成后勤内部管理的信息化建设;③优先引进各部门、各实体具有共性需求的系统,如资产、财务、人事、采购等。待条件成熟,再逐渐引进其他系统,最后将各部分整合成一个完整的信息化平台。这样也可以逐步解决资金问题。

中国石油大学(北京)在充分考虑资金、人力等情况下,选择信息化平台四步走的战略,并根据具体情况,灵活选用、自主开发、外包开发、合作开发和整体引进等模式。

第一阶段为构建后勤网站,由我校后勤管理处和信息技术中心联合设计开发。包括工作动态、图片新闻、通知公告、组织机构、规章制度、办事指南、生活信息、实体公司专区、党务工会、员工风采、下载专区、意见反馈等版块。

第二阶段为引进后勤服务子平台,委托专业公司开发。全校师生员工可通过服务平台,使用现有学号/工号登陆,获取订餐、订票、订车、报修、会务等服务并可进行意见反馈、在线调查等。服务平台内嵌短信平台,随时提示、反馈师生,消除了用户和服务网点之间由于信息不对称所带来的延迟和不便。通过该平台,后勤实体能够提供优质及时的保障服务。

第三阶段为引进后勤管理子平台,委托专业公司开发。各后勤实体可通过管理平台实现主营业务管理、采购管理、人力资源管理、财务管理、资产管理等。优先引进餐饮管理系统和采购管理系统。通过该平台,后勤实体能够实现高效科学的管理。

第四阶段为对已有信息化载体进行整合,形成后勤管理服务信息化统一平台。该信息化平台可对接校园网和一卡通系统。

我校后勤信息化平台框架。人力资源管理系统、固定资产管理系统、财务管理系统、办公管理系统,如学校整体购买,则各个部门包括后勤均可授权使用。采购管理系统、餐饮管理系统、车队管理系统、公寓管理系统、出租房管理系统为业务管理系统,使用主体为不同后勤实体。

以上各个阶段的建设均可分为准备阶段、开发阶段、实施阶段、培训阶段和运维阶段。该步骤既适合综合的信息化平台,也适合单独子系统引进。

准备阶段:摸清家底、调研需求,设计开发人员要与各相关部门不断交换意见,初步明确信息化平台的功能要求、性能要求、可靠性要求、安全保密性要求和开发周期、可使用资源等,进行经济可行性和技术可行性分析。我校与后勤实体已分别座谈,后勤实体就信息化建设现状、业务需求以及对自身信息化建设的构想进行了描述。

开发阶段:先进行总体设计,使平台的各个模块有机的结合在一起,相互共享,相互贯通,再对各个模块结合管理部门的特点进行具体设计。在设计开发过程中,充分考虑后勤职工文化教育水平较低,系统要简单实用,如尽量采用下拉菜单和鼠标操作等。

实施阶段:按照需求购买服务器等硬件设备,软件安装,开通各客户端,进行系统调试与模块运作分析。通过与客户端的协调,使各个模块中设立数据库,在不断调试与磨合中得到优化。

培训阶段:系统开发公司对后勤管理处处管理员、后勤各实体管理员、各终端用户进行应用培训,使各终端用户对所属部门的管理系统熟练操作和运用。

运维阶段:大量的工作是在信息化的运行过程中完成的,这就要求后勤管理部门在平台运行过程中不断修改更新,使信息化和部门管理运作真正融为一体。

     高校后勤信息化平台建设是一项需要更新观念、与时俱进、长期复杂的系统工程,应该充分认识到采取正确合理策略建设信息化平台的重要意义,高度重视信息化建设的必要性,避免资金、人力浪费,充分发挥信息化平台的作用,实现后勤管理服务功能最优化和效率最大化,为高校师生提供最优质的服务。

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